Stručni tekstovi

Programsko budžetiranje, ili budžetiranje prema rezultatima  predstavlja dodeljivanje budžetskh sredstava u skladu sa učinkom, odnosno povezuje budžetske resurse  sa krajnjim rezultatima koje vlada ili institucija želi postići. Jednostavnije rečeno, budžetiranje zasnovano na programima ili rezultatima je proces raspodele sredstava na određene ciljeve i/ili rezultate koji nameravaju da se  postignu sa  uloženim  sredstvima.  Pojam “program” podrazumeva grupisanje sličnih usluga ili aktivnosti unutar budžetskog korisnika, a koje imaju zajednički strateški ili operativni cilj.

Ovakav pristup omogućava budžetskim korisnicima da grupišu svoje aktivnosti u niz programa, a svaki program ima definisane operativne ciljeve i željene rezultate.

Od budžetskih korisnika se zahteva da utvrde svoje strateške cijeve (odnosno da definišu šta želi da postigne njihova institucija), da utvde programe usmerene ka postizanju tih ciljeva i njihove operativne ciljeve, da odrede potrebna sredstva razvrstana prema ekonomskoj klasifikaciji, i da definišu mere učinka i ciljne nivoe istih kako bi se utvrdilo u kojoj meri su postignuti ciljevi (što uključuje izlazne rezultate, krajnje rezultate i efikasnost).

U okviru budžetskih zahteva u programskom formatu, budžetski korisnici dostavljaju sledeće informacije:

• Strateški cilj institucije (odgovor na pitanje koji krajnji rezultat ili učinak pokušava postići korisnik, odnosno zbog čega je korisnik oformljen).
• Podela budžeta institucije po programima, obuhvata sledeće informacije za svaki program:
• Naziv programa i operativni cilj (odgovor na pitanje koji su to suštinski zadaci i aktivnosti koje korisnik obavlja u cilju ostvarivanja krajnjeg rezultata),
• Troškovi programa prema ekonomskim kategorijama i broj zaposlenih na program (odgovor na pitanje koliko košta da se osiguraju proizvodi i usluge koje korisnik pruža, odnosno da se program sprovede),
• Mere učinka za svaki program (definisanje koje mere učinka institucija koristi kako bi merila napredak, odnosno postignuća?),
• Odgovorne osobe za rezultate programa (određivanje rukovodioca programa, tj. ko je odgovoran za učinke).

Programsko budžetiranje podrazumeva da se finansijska sredstva alociraju za različite aktivnosti ili programe koji su uspostavljeni u skladu sa unapred postavljenim  rezultatima /ciljevima politika u različitim sektorima. U tom smislu uvođenjem  programskog budžetiranja, težište pažnje se prebacuje sa praćenja kategorija utrošaka koji nastaju u procesu vršenja određenih javnih delatnosti na rezultate i ishode za koje se ti troškovi prave.

Linijski  budžet,  je  usredsređen  na  rashode  na  osnovu  ekonomske  klasifikacije i  navodi  koliko  se  sredstava  izdvaja  za  svaku  stavku  koju  budžetska  organizacija  koristi.  Rashodi su razdvojeni  u  više  kategorija.  Organizovani  su  uglavnom  po  predmetima  izdatka (plate,  materijal,  robe  i  usluge…).  Dakle,  budžet  po stavkama vodi  evidenciju  o  tome   koliko  će  se  potrošiti  i  na šta  će  se  potrošiti.  Iako  je  najjednostavniji  za  pripremu,  ovakav  budžet  ne  daje  nikakve  informacije  o  aktivnostima  i  funkcijama  programa, javnog  korisnika  ili  opštine.  Informacije  o  tome  koliko  je  potrošeno   za  plate,  materijal,  održavanje  i  komunalije  ne  otkrivaju  mnogo  o stvarno  pruženim  uslugama.

 

Svrha  budžeta  na  osnovu  rezultata  je:

• Napraviti plan  rada  koji  opravdava  ukupan  budžet,
• Stvoriti osnovu  za  poređenje  cena  i  kvaliteta usluga,
• Proveriti da li se postižu ciljevi

 

Određivanje  programskih  ciljeva

Programski ciljevi  predstavljaju  specifične  rezultate koji  treba  da  odrede  šta  će  biti  ostvareno,  za  koga  i  do  kojeg

Budžetski  kalendar utvrđuje  postupke i  raspored  koje  će  budžetski  korisnik slediti  u razvoju  budžeta i  pomaže  u  pripremi  i  pravovremenom  donošenju  budžeta.

Treba  imati  u  vidu da  je  srednjoročni  okvir  budžeta  zasnovan  na “prenosnom”  trogodišnjem  planu  budžeta,  što  znači  da  je  polazna   tačka za  izradu budžeta naredene  fiskalne  godine  prva  projektirana  godina u  okviru prethodno  odobrenog  dokumenta  okvirnog  budžeta.

Programsku strukturu korisnika budžeta čine tri programske kategorije:

• Program
• Programska aktivnost
• Projekat

Programske  kategorije  raspoređene  su  u  dva  hijerarhijska  nivoa.  Na  višem  nivou  su programi,  a  na  nižem  su programske  aktivnosti  i  projekti  koji  im  pripadaju.

Program  je  jednostavno  grupisanje  sličnih  aktivnosti  ili  usluga  koje  obavlja  budžetski  korisnik  kako  bi  postigao  svoj  strateški  cilj  ili  ciljeve.  Odnosi  se  na  izlazni  rezultat   koji  budžetski  korisnik  proizvodi  ili  usluge  koje  pruža.

Aktivnosti  su  radnje  koje  budžetski  korisnici  obavljaju  unutar  programa (tekuća  delatnost  korisnika  budžeta).  Aktivnosti  sa  zajedničkim  izlaznim  rezultatima  ili  operativnim  ciljevima  se  grupišu  u  jedan  program ( utvrđuju  se  na  osnovu  uže  definisanih  nadležnosti mogu  se  odnositi na pružanje  javne  usluge, pripremu  i  donošenjenje  normativnih  akata, rad inspekcijske  službe, administrativnu  delatnost  organa i dr.).

Projekat je vremenski  ograničen poslovni  poduhvat  korisnika  budžeta čijim  sprovođenjem  se  postižu  ciljevi  koji  doprinose  postizanju  ciljeva  programa. Mogu  se  odnositi  na  kapitalno  ulaganje,  unapređenje  procedure  u  javnoj  administraciji,  usavršavanje  državnih  službenika i  slične  poduhvate  koji doprinose  kvalitetnijem  pružanju  javnih  usluga.

Mere učinka se definišu kao kvantitativne i trajne mere izlaznih rezultata, krajnjih rezultata i efikasnosti javnog sektora. One pružaju osnove za merenje rezultata programa, aktivnosti i resursa dodeljenih za programe.

Indikatori  učinka  treba  da:

• Mere izlazne i  krajnje  rezultate programa  ili  aktivnosti,
• Mere iste  elemente  tokom  vremena,  kao  bi  omogućili  analizu  trendova  i  postignutog  napretka,
• Da se  direktno  odnose  na  strateške i  operativne (tj. programske)  ciljeve,
• Da koriste  informacije  koje  se lako  razumeju  i  prikupljaju,
• Da pružaju korisne  informacije  rukovodiocima programa  kako  bi  poboljšali efikasnost,  efektivnost i  kvalitet  programa i

Mere izlaznog rezultata

Mere  izlaznog rezultata opisuju šta  je  realizovano  i  u  kojoj  meri,  odnosno  koje  su  usluge  pružene, odražavaju količinu jedinica mere proizvedene unutar pojedinačnog programa koja doprinosi postizanju jednog ili više operativnih ciljeva, u slučajevima gde program ima nekoliko ciljeva.

Mere krajnjeg rezultata,  pružaju  informacije  o:

• Uticaju i  rezultatima  budžetskih  programa  i  njihovih  izlaznih  rezultata
• Napretku i  postizanju  strateških i  operativnih  ciljeva
• Uspehu ili  neuspehu  programa

MONITORING – PRAĆENJE NAPRETKA – Proces  kojim  se  prikupljaju  i pružaju  informacije o  sprovođenju  programa,  programskih  aktivnosti  i  projekata  u  odnosu  na  očekivane  rezultate  (indikatore).  Uključuju  izveštavanje  i  obrazloženje  odstupanja  od  cilja. Praćenje   finansijskog upravljanja zahteva kontinuirano praćenje u svrhu procene njegovog funkcionisanja, blagovremeno ažuriranje u slučaju promene uslova I načina poslovanja, kao i utvrđivanje mera za stalan razvoj sistema.

EVALUACIJA – analiza  izmerenih  vrednosti  na  osnovu  indikatora  kao  i  relevantnost  mera  koje  se  sprovode.  Evaluaciju  sprovodi  sam  korisnik,  ali  i  spoljni  nezavisni  subjekt  (sveobuhvatna  cost-benefit  analiza).  Evaluacija predstavlja ocenu  efektivnosti  i  efikasnosti,  odnosno  uspeha  programa,  programskih  aktivnosti  i  projekata. Može se raditi za potrebe budžetskih korisnika, ali i za potrebe unapređenja javnih politika ili strateškog upravljanja.

Reč   “projekt”  dolazi  od  latinske  reči  projectum  od  projicere,“  baciti  ispred“. Prema  tome,  originalno  značenje  reči „projekt“ je  nešto  što  dolazi  ,  pre  nego  što  je  bilo  šta  drugo  naparavljeno. 

“Projekat je privremeni napor preduzet da se stvori jedinstven proizvod,usluga ili rezultat.” (American National Standard ANSI/PMI99-001-2000)”

“Jedinstven proces ograničen po vremenu, troškovima i resursima, sastavljen od skupa koordiniranih i upravljačkih aktivnosti, sa datumom početka i završetka, koji je preduzet radi postizanja cilja usaglašenog sa defeinisanim zahtjevima.” (ISO 10006:2001)

 

Osnovne  karakteristike  projekta  su:

• privremenost,
• jedinstvenost i
• postupna

Upravljanje projektima predstavlja koncept primene odgovarajućih znanja, veština, metoda i tehnika u cilju racionalnog usklađivanja svih potrebnih aktivnosti i resursa neophodnih da bi se određeni projekat završio na efikasan i efektivan način. Uspeh projekta je najmanje izvestan na njegovom početku. Kako projekat napreduje, iz faze u fazu životnog ciklusa. Šanse za uspešan ishod se povećavaju. Projektni rukovodioci često navode da ključ uspešnog  upravljanja projektima i ispunjenja svih projektnih zahteva leži u “trostrukom ograničenju” – obimu projekta, vremenu i troškovima.

Da bi objasnili promene u projektu treba odgovoriti na tri pitanja:

1. Zašto dolazi do promena u projektu?
2. Šta se menja promenama u projektu?
3. Kako se dešavaju promene u projektu?

Odgovor na prvo pitanje daje uzroke promena u projektu. Odgovor na drugo pitanje daje sadržaj tj. objekat promena u projektu. Odgovor na treće pitanje daje proces promena u projektu.

Tri osnovne komponente modela promena u projektu su:

• uzroci,
• sadržaj i

Ukoliko su poznati uzroci, sadržina, kao i tok procesa promena u projektu, onda se promene u projektu mogu potpuno razumeti, te se njima može uspešno upravljati.

Koncept upravljanja promenama  u projektu sadrži tri osnovna modula:

• upravljanje promena u vremenu,
• upravljanje promenama u resursima i
• upravljanje promenama u troškovima realizacije projekta

 

Projektni stejkholderi su:

• Predstavljaju prvenstveno pojedince i organizacije koji su aktivno uključeni u projekat, ali i one na čije interese  može da utiče realizacija projekta.
• Stejkholderi mogu imati pozitivan ili negativan uticaj na projekat. Pozitivni,ostvaruju korist od realizacije projekta, dok negativni stejholderi u uspehu projekta vide negativan rezultat…primer: društvo za zaštitu životne sredine smatra da realizacija  projekta industrijskog  razvoja može izazvati štetan uticaj na životnu sredinu.

U fazi pripreme projekta, potrebno je izraditi nacrt projekta, koji uključuje najznačajnije elemente projekta:

• Ciljeve projekta ( opšti cilj)
• Specifične ciljeve
• Relevantnost projekta
• Korisnike projekta
• Rezultate projekta
• Opis aktivnosti i njenu efektivnost
• Metodologiju
• Vremenski okvir
• Održivost projekta
• Koncept projekta
• Budžet projekta

Opšti cilj projekta se može definisati kao skup nameravanih fizičkih, finansijskih, institucionalnih, društvenih, ekoloških ili drugih razvojnih rezultata za koje se očekuje da će im projekat doprineti.Opšti cilj predstavlja dugoročnu korist za društvo u celini i najčešće je prilično širok i nemerljiv.Na najvišem je hijerarhijskom nivou i opisuje buduću izmenjenu situaciju, ili uslove koje projekat teži da ostvari.

Specifični ciljevi projekta su ciljevi koji se moraju ostvariti neposredno nakon što projekat završi ili  nakon kraćeg vremenskog roka od završetka projekta. Pri određivanju specifičnih ciljeva od velike pomoći je korištenje SMART metode, koja se smatra najuspešnijim pristupom postavljanja specifičnih ciljeva. Naziv je akronim engleskog jezika sastavljen od nekoliko prideva te kaže da cilj treba biti:

• Specific – specifičan
• Measurable – merljiv
• Achievable – ostvariv
• Realistic – realni, izvodljiv
• ime-bounded – vremenski ograničen

Rezultat projekata je specifičan, merljivi proizvod projekta, koji se postiže sprovođenjem različitih aktivnosti u projektu. On se uvek piše u prošlom vremenu (održano, štampano, podeljeno i sl.).

Relevantnost projekata mora da osigura detaljno predstavljanje analize problema i vezu problema na svim nivoima, odnosno vezu sa strateškim interesima države u oblastima u kojima se planira implementacija projekta. Veoma je važno da projekat rešava konkretan problem u konkretnoj oblasti, kao i da je taj problem rešiv projektom.

Metodologija projekata daje odgovor na pitanja da li su predložene aktivnosti odgovarajuće, praktične i dosledne sa ciljevima i očekivanim rezultatima.

Pristup logičke matrice (Logical Framework Approach- LFA) predstavlja analitički i skup instrumenata koji se koriste kao podrška planiranju i upravljanju projektima orijentisanim ka ciljevima.

Pristup logičke matrice pomaže da se:

• Uradi analiza postojeće situacije, uključujući identifikaciju potreba zainteresovanih strana i definisanje ciljeva u vezi sa prethodnim analizama;
• Utvrdi uzročna veza između ulaznih parametara, aktivnosti i rezultata, svrhe i opšteg cilja (vertikalna logika);
• Definišu pretpostavke na kojima se gradi logika projekta;
• Identifikuju potencijalni rizici za postizanje ciljeva i svrhe;
• Utvrdi sistem za praćenje i procenu uspešnosti projekta;
• Utvrdi proces komunikacije i učenja između zainteresovanih strana, tj. klijenata/korisnika, planera, donosioca odluka i realizatora projekta.

Važno je napraviti razliku između Pristupa logičkog okvira koji predstavlja metodologiju za pripremu projekta i Matrice logičkog okvira koja je dokument sa određenom strukturom koja se sačinjava na kraju procesa analiza u okviru pristupa logičkog okvira (jedna od najčešćih grešaka je da se prvo osmisli čitav projekat, a onda popuni logička matrica, jer tada ovaj pristup ne ispunjava svrhu) .

Vremenski okvir predstavlja dužina implementacije projekta mora biti jasno određena i u skladu sa pravilima poziva koja to definišu.

Održivost projekta:

• U ovoj sekciji se opisuje uticaj projekta, plan širenja rezultata projekta i mogućnosti za širenje i nadogradnju rezultata projekta, glavni preduslovi i pretpostavke za realizaciju projekta, kao i analiza rizika i plan korektivnih mera.
• Nije poželjna implementacija projekata čiji se potpuni uticaj završava nakon perioda realizacije tako da je neophodno osigurati da projekat sadrži elemente održivosti i da će nastaviti da proizvodi pozitivne efekte i nakon završetka.

Koncept projekta;

• Koncept bi trebalo da predstavlja sažet i jasan opis projekta i da pokriva ciljeve, opis potreba, aktivnosti, rezultata, ciljnih grupa i krajnih korisnika, u skladu sa uputstvima navedenim u prijavnom formularu.

Budžet projekta;

• Svaki projekat uključuje finansijsku projekciju troškova potrebnih za realizaciju projektnih aktivnosti, tj. budžet projekta, u skladu sa da tim modelom koji se objavljuje uz pozive za projekte.

Implementacija projekta:

• Predstavlja fazu čija je svrha upravljanje raspoloživim resursima na ekonomičan način, da bi se: isporučili rezultati, postigla svrha i efikasno doprinelo opštem cilju projekta (na osnovu detaljnog planiranja).

Praćenje projekata:

• Predstavlja kontinuiran i periodičan nadzor nad realizacijom projekta. Ne treba pratiti samo napredak ostvaren tokom projekta, već i uticaj projekta na okruženje, kao i promene koje je u njemu izazvao (eksterne faktore).

Evaluacija projekata (ocenjivanje) predstavlja nezavisnu procenu uticaja, relevantnosti i održivosti projekta, a sprovode je spoljni saradnici.

• Svrha evaluacije je kombinacija učenja, vođenja i kontrole bazirana na proceni onoga što je postignuto projektom.
• Evaluacija se bazira na pregledanju postojećih informacija, diskusijama sa svim uključenim stranama i na studijama uticaja koje je projekat imao.
• U ovoj fazi relevantno pitanje je: Da li su postignute planirane koristi, da li će biti održive i koje su lekcije naučene?

Upravljanje  projektima  sprovodi  se  kroz  procese  u kojima  se  primenom  znanja, veština,  alata i tehnika,  primljeni  ulazi  preoblikuju  u  odgovarajuće  izlaze.

Veliki i kompleksni projekti zahtevaju od voditelja projekata  projekti  da poseduju primarna  znanja  i  veštine iz  organizacije  poslovanja,  upravljanja rizicima,  kao  i  intergracijske  veštine.  Transformacija  poželjnih  znanja polaznici na našim edukacija usvojiće kroz teorijske edukacije i praktične radionice.