Podsticanje napretka sistema fininansijskog upravljanja i kontrole i saradnja sa konsultantskim kompanijama
Istraživanje o procentu napretka implementacije sistema Finansijskog upravljanja i kontrole navodi da veliki procenat JLS kao i indirektnih korisnika javnih sredstava smatra poželjnim angažovanje eksternih konsultanata koji će pomoći (izrade 90% posla) u implementaciji sistema. Postoji naravno problem sa sredstvima u budžetu koji ograničavaju, uvek imate važnijih gorućih pitanja, ali i ovaj sistem je tačka na dnevnom redu koja Vas čeka. Potreban Vam je eksterni saradnik koji će nadomestiti nedostatak kadra i vremena za izradu procedura. Nekako, nađu se sredstva i za ovaj projekat, i sledi potraga za adekvatnom konsultantskom kompanijom. Istraživanje takođe navodi da postoji nedostatak saradnje konsultanata sa zaposlenima u organizaciji na implementaciji sistema, kao i uključivanje zaposlenih bez adekvatne obuke. Nas to navodi na razmišljanje, zbog čega su u tom slučaju jedva izdvojena sredstva ako neće biti uže saradnje sa konsultantima? Na koji način se uređuje ceo sistem ako ne u saradnji sa zaposlenima u javnom sektoru koji prvo bivaju obučeni i infomisani? Koji je razlog odbijanja rada sa konsultantima?
Krenimo redom.
Opis procesa i procedura koji obuhvataju celokupnu organizaciju varira od veličine i kompleksnosti iste. Prema našim procenama potrebno je 80-90 procesa (sa malo više procedura) koje su potrebne JLS (Gradu, Gradskoj opštini, Opštini), od 40-60 za Javna preduzeća i od 30-50 za organizacije ostalih indirektnih korisnika javnih sredstava (ustanove kulture, biblioteke, specijalne bolnice za rehabilitaciju, domovi zdravlja itd.). I ovo je subjektivni odgovor na pitanje broja potrebnih procesa. U praksi se taj broj poveća, jer moramo ispoštovati i zahteve klijenta. Napominjemo, predlozi su napravljeni uvidom u sistematizaciju i internu dokumentaciju klijenta, kao i primerima prakse.
Prečesto smo dolazili u situaciju da su zaposleni nezadovoljni jer: „Gde smo mi to videli da to tako piše?“, „Nisam ja odgovoran za to!“, „Pa ovde sve ja radim, a taj tu, ništa on ne kontroliše.“, „Gde ste vi to pročitali da se tako radi kod nas, nije to tako, papir trpi sve!?“, i najčuvenija do sada konstantacija „Ne možete Vi meni narediti kako ja da radim.“.
Da, upravo, papir trpi sve, čak i to kako ste napisali da radite, a u stvari, ne radite. I, ne, nismo došli da Vam naredimo kako da radite. Tako je bilo napisano, u Vašim papirima. A to je sada i vidljivo.
Konsultanti ne mogu imati uvid u realno stanje u organizaciji putem dokumentacije koja nije ažurirana, koja nije usaglašena sa sistematizacijom koja je drastično izmenjena šest puta za dve godine. Nećemo ulaziti u detalje zbog čega je sve to tako. Svaki pojedinac je svestan razloga nastalih promena.
Naravno da sistem Finansijskog upravljanja i kontrole neće biti adekvatan ukoliko zaposleni ne učestvuju u izradi, ukoliko rukovodstvo nakon izrade ne uoči koji su propusti u radu i ne da predloge za poboljšanjem, na kraju krajeva, ukoliko to sve ostane kao slovo na papiru koji trpi sve.
Možda sada imamo odgovor na gore navedena pitanja? Trenutna slika organizacije nije dopadljiva. Menjajmo konsultanta. Mi smo savršena organizacija. Tako makar izgledamo, na papiru.
