Saznajte koji su principi imenovanja rukovodioca i radne grupe neophodnih za implementaciju sistema finansijskog upravljanja i kontrole.
Razradom ove teme želimo da trenutnim i budućim klijentima otklonimo svaku nedoumicu koju znamo da izazivaju prvi koraci pri implementaciji sistema Finansijskog upravljanja i kontrole. Iako će ovo biti subjektivni odgovor na ovu temu, primeri dobre prakse i višegodišnje iskustvo na teritoriji Republike Srbije nas podstiče da objavimo ovaj tekst kao odgovor na pitanje koje je neizostavno na svakom sastanku.
Izazov koji imate prilikom imenovanja neophodnih za implementaciju sistema Finansijskog upravljanja i kontrole kao i postojanje, tačnije ne postojanje, sertifikovanog internog revizora, nije slučaj samo u Vašoj ogranizaciji. Shvatite da su oni podjednako prisutni kod Vaših kolega isto kao i kod Vas. U pitanju je način prevazilaženja ovih prepreka raznim metodama, ali to je već pitanje koliko rukovodstvo poznaje kolektiv kojim rukovodi.
Šablon na koji nailazimo prilikom saradnje sa klijentiima u našoj sferi poslovanja je poznat. Nedovoljno razvijena svest rukovodstva kao i zaposlenih o potrebi postojanja pisanih procedura i procesa, nedostatak adekvatno edukovanog kadra, maksimalna opterećenost edukovanog kadra u organizaciji i zabrana zapošljavanja. Navedeni faktori ne samo da otežavaju implementaciju sistema procesa i procedura, već svakodnevno poslovanje kao i ispunjavanje rokova sa najvišeg vrha vlasti postaje misaona imenica.
Stoga, pitanje: „A koga da imenujemo kao Rukovodioca za impelementaciju Finansijskog upravljanja i kontrole?“ nas dovodi u neprijatnu situaciju, jer Vam na to pitanje ne možemo odgovoriti sa tačnim imenom i prezimenom Vašeg kolege. Direktive u državama u okruženju su jasne, ta osoba mora biti načelnik/rukovodilac finansija. Kod nas je takođe data preporuka da to bude načelnik/rukovodilac finansija, ali nisu izričiti u ispunjavanju tog zahteva.
Ono što je bitinije od same funkcije u organizaciji koju osoba ima, su faktori koje navodimo u nastavku, a koje morate razmotriti. Obim posla kojim je osoba već okupirana, autoritet koji poseduje i znanje u svojoj sferi rada. Shvatamo da nije moguće postići kvalitet i kvantitet u svakodnevnom obavljanju posla obzirom na postojanje otežavajućih okolnosti. Stoga je potrebno imenovati osobu koja poseduje osnovne informatičke spretnosti, dovoljno znanja na poslovima na kojima je zaposlena, ličnu logiku i sposobnost rasuđivanja, korektan odnos sa ostatkom kolega u kolektivu, dovoljno vremena i organizacionih sposobnosti da se posveti i ovom poslu, a pre svega, lične volje i svesti za potrebom sistema procesa i procedura u organizaciji. Takođe, moramo napomenuti da osoba mora posedovati određeni autoritet.
Zbog čega to napominjemo? Nailazimo konstantno na konflikte i neslaganja koja su zasnovana na ličnom nivou u organizacijama i „podmetanja noge“ kolegama koji postanu imenovani Rukovodioci sistema Finansijskog upravljanja i kontrole. Koja je Vaša lična potreba da sabotirate kolegu u izvršavanju njegovih zadataka koji su zakonska obaveza? To je naše pitanje za Vas? Imenovanje Vašeg kolege je odobreno i potpisano od strane Vašeg direktora/gradonačelnika/predsednika opštine. Prema zakonu, on je odgovoran za uspostavljanje, funkcionisanje i izveštavanje ovog sistema i donošenjem odluke, Vaš kolega se obavezuje da izvrši implementaciju sistema. Kooperacija je neizostavna i ne dovodi se u pitanje! Implementacija sistema je zakonska obaveza, detaljno objašnjena u strategijama i priručnicima, pravilnicima, od strane Ministarstva finansija i Centralne jedinice za harmonizaciju. Pitanje bi bilo rešivo onog momenta kada bi zakonom bilo propisano i opisano radno mesto „Rukovodilac sistema Finansijskog upravljanja i kontrole“ u svakoj sistematizaciji svake organizacije. Složićemo se da bi većina automatski odbacila sve sujete i konflikte koje ima, preko noći bi postali informatički mag (iako procesi i procedure kao i slanje godišnjeg izveštaja zahtevaju osnovno poznavanje računara) i pohrlili bi da se interno raspiše konkurs za ovo radno mesto. Čak, „branili bi se“ kako im je „to i to“ u opisu radnog mesta. Vaša obaveza kao Rukovodioca bi bila da organizujete sastanke sa Radnom grupom, da izrađujete procedure sa kolegama, jer Vam je potrebno njihovo poznavanje materije koju pretačete u dijagrame toka, da zajedno, na sastancima identifikujete rizične aktivnosti, kojima kasnije u registru rizika zajedno dodeljujete mere otklanjanja i načine poboljšanja. Sačinjavate izveštaj jednom godišnje na osnovu sprovedenih aktivnosti.
Drugi deo prvog koraka tj. Imenovanja, je Odluka o imenovanju Radne grupe za implementaciju sistema Finansijskog upravljanja i kontrole. Prema primeru, radnu grupu čine SVI rukovodioci sektora/načelnici odeljenja/šefovi službi, koji su definisani prema Vašoj unutrašnjoj strukturi i organizacionoj šemi. Razlog je jasan. Sistem (odnosno poslovni procesi) prožimaju kompletnu organizaciju. Kako bi sistem bio uspešno implementiran potrebno je obuhvatiti svaki sektor/odeljenje/službu u organizaciji, a procedure koje se pregledaju ili izrađuju moraju biti usaglašene i odobrene od strane rukovodioca navedene organizacione celine. Tačnije, ti rukovodioci moraju od zaposlenih u svom sektoru dobiti odgovarajuće inpute kako bi se procedure izradile ili korigovale. Ko bolje poznaje svoj posao od zaposlenog tj. od rukovodioca koji nadgleda svoj sektor. Što implicira, načelnici (tj. hijerarhijski viša funkcija) imaju niže odgovornosti u odnosu na Rukovodioca sistema Finansijskog upravljanja i kontrole. Rukovodilac sistema Finansijskog upravljanja i kontrole je taj koji članove Radne grupe organizuje, koji zakazuje radionice, usaglašavaju zajedno postojeće procedure i definišu one koje treba opisati, daje zadatke za izvršavanje do sledeće radionice i popunjava izveštaj. Svakako detaljan opis zadataka Radne grupe je opisan u predlogu Ministarstva finansija.
Sinergija je neizbežna, složićete se.
Predpostavimo da Vam je slika ove problematike jasnija sada. Ne možemo uticati na Vašu ličnu (ne) zainteresovanost ovim sistemom, ali možemo i moramo da utičemo na Vas da poštujete radne zadatke i kolektiv u kom se nalazite. Ukoliko se niste dobrovoljno javili za poziciju Rukovodioca (znamo, imate već dovoljno ozbiljnijeg posla koji svakodnevno obavljate) imajte razumevanja prema svom kolegi i ispoštujte njegove zahteve koje Vam postavlja, jer je sve to u dodatnom opisu njegovog radnog mesta.
