U fazi pripreme projekta, potrebno je izraditi nacrt projekta, koji uključuje najznačajnije elemente projekta:
- Ciljeve projekta ( opšti cilj)
- Specifične ciljeve
- Relevantnost projekta
- Korisnike projekta
- Rezultate projekta
- Opis aktivnosti i njenu efektivnost
- Metodologiju
- Vremenski okvir
- Održivost projekta
- Koncept projekta
- Budžet projekta
Opšti cilj projekta se može definisati kao skup nameravanih fizičkih, finansijskih, institucionalnih, društvenih, ekoloških ili drugih razvojnih rezultata za koje se očekuje da će im projekat doprineti.Opšti cilj predstavlja dugoročnu korist za društvo u celini i najčešće je prilično širok i nemerljiv.Na najvišem je hijerarhijskom nivou i opisuje buduću izmenjenu situaciju, ili uslove koje projekat teži da ostvari.
Specifični ciljevi projekta su ciljevi koji se moraju ostvariti neposredno nakon što projekat završi ili nakon kraćeg vremenskog roka od završetka projekta. Pri određivanju specifičnih ciljeva od velike pomoći je korištenje SMART metode, koja se smatra najuspešnijim pristupom postavljanja specifičnih ciljeva. Naziv je akronim engleskog jezika sastavljen od nekoliko prideva te kaže da cilj treba biti:
- Specific – specifičan
- Measurable – merljiv
- Achievable – ostvariv
- Realistic – realni, izvodljiv
- ime-bounded – vremenski ograničen
Rezultat projekata je specifičan, merljivi proizvod projekta, koji se postiže sprovođenjem različitih aktivnosti u projektu. On se uvek piše u prošlom vremenu (održano, štampano, podeljeno i sl.).
Relevantnost projekata mora da osigura detaljno predstavljanje analize problema i vezu problema na svim nivoima, odnosno vezu sa strateškim interesima države u oblastima u kojima se planira implementacija projekta. Veoma je važno da projekat rešava konkretan problem u konkretnoj oblasti, kao i da je taj problem rešiv projektom.
Metodologija projekata daje odgovor na pitanja da li su predložene aktivnosti odgovarajuće, praktične i dosledne sa ciljevima i očekivanim rezultatima.
Pristup logičke matrice (Logical Framework Approach- LFA) predstavlja analitički i skup instrumenata koji se koriste kao podrška planiranju i upravljanju projektima orijentisanim ka ciljevima.
Pristup logičke matrice pomaže da se:
- Uradi analiza postojeće situacije, uključujući identifikaciju potreba zainteresovanih strana i definisanje ciljeva u vezi sa prethodnim analizama;
- Utvrdi uzročna veza između ulaznih parametara, aktivnosti i rezultata, svrhe i opšteg cilja (vertikalna logika);
- Definišu pretpostavke na kojima se gradi logika projekta;
- Identifikuju potencijalni rizici za postizanje ciljeva i svrhe;
- Utvrdi sistem za praćenje i procenu uspešnosti projekta;
- Utvrdi proces komunikacije i učenja između zainteresovanih strana, tj. klijenata/korisnika, planera, donosioca odluka i realizatora projekta.
Važno je napraviti razliku između Pristupa logičkog okvira koji predstavlja metodologiju za pripremu projekta i Matrice logičkog okvira koja je dokument sa određenom strukturom koja se sačinjava na kraju procesa analiza u okviru pristupa logičkog okvira (jedna od najčešćih grešaka je da se prvo osmisli čitav projekat, a onda popuni logička matrica, jer tada ovaj pristup ne ispunjava svrhu) .
Vremenski okvir predstavlja dužina implementacije projekta mora biti jasno određena i u skladu sa pravilima poziva koja to definišu.
Održivost projekta:
- U ovoj sekciji se opisuje uticaj projekta, plan širenja rezultata projekta i mogućnosti za širenje i nadogradnju rezultata projekta, glavni preduslovi i pretpostavke za realizaciju projekta, kao i analiza rizika i plan korektivnih mera.
- Nije poželjna implementacija projekata čiji se potpuni uticaj završava nakon perioda realizacije tako da je neophodno osigurati da projekat sadrži elemente održivosti i da će nastaviti da proizvodi pozitivne efekte i nakon završetka.
Koncept projekta;
- Koncept bi trebalo da predstavlja sažet i jasan opis projekta i da pokriva ciljeve, opis potreba, aktivnosti, rezultata, ciljnih grupa i krajnih korisnika, u skladu sa uputstvima navedenim u prijavnom formularu.
Budžet projekta;
- Svaki projekat uključuje finansijsku projekciju troškova potrebnih za realizaciju projektnih aktivnosti, tj. budžet projekta, u skladu sa da tim modelom koji se objavljuje uz pozive za projekte.
Implementacija projekta:
- Predstavlja fazu čija je svrha upravljanje raspoloživim resursima na ekonomičan način, da bi se: isporučili rezultati, postigla svrha i efikasno doprinelo opštem cilju projekta (na osnovu detaljnog planiranja).
Praćenje projekata:
- Predstavlja kontinuiran i periodičan nadzor nad realizacijom projekta. Ne treba pratiti samo napredak ostvaren tokom projekta, već i uticaj projekta na okruženje, kao i promene koje je u njemu izazvao (eksterne faktore).
Evaluacija projekata (ocenjivanje) predstavlja nezavisnu procenu uticaja, relevantnosti i održivosti projekta, a sprovode je spoljni saradnici.
- Svrha evaluacije je kombinacija učenja, vođenja i kontrole bazirana na proceni onoga što je postignuto projektom.
- Evaluacija se bazira na pregledanju postojećih informacija, diskusijama sa svim uključenim stranama i na studijama uticaja koje je projekat imao.
- U ovoj fazi relevantno pitanje je: Da li su postignute planirane koristi, da li će biti održive i koje su lekcije naučene?
Upravljanje projektima sprovodi se kroz procese u kojima se primenom znanja, veština, alata i tehnika, primljeni ulazi preoblikuju u odgovarajuće izlaze.
Veliki i kompleksni projekti zahtevaju od voditelja projekata projekti da poseduju primarna znanja i veštine iz organizacije poslovanja, upravljanja rizicima, kao i intergracijske veštine. Transformacija poželjnih znanja polaznici na našim edukacija usvojiće kroz teorijske edukacije i praktične radionice.
