KVALITETNO IZRAĐENA DOKUMETACIJA SISTEMA FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE JE ČVRST TEMELJ ZA USPOSTAVLJANJE DOBROG NAČINA UPRAVLJANJA NEPRAVILNOSTIMA
Polazni korak za uspostavljanje nepravilnosti je kvalitetno izrađena dokumentacija sistema finansijskog upravljanja i kontrole. Najveći problem koji se javlja u početnom koraku za uspostavljanje dobrog načina upravljanja nepravilnostima je neimplementiranje sistema finansijskog upravljanja i kontrole ili pogrešno shvatanje šta predstavlja dokumentacija sistema finansijskog upravljanja i kontrole kod korisnika javnih sredstava.
Dobro postavljen sistem finansijskog upravljanja i kontrole obezbeđuje da se javna sredstva upotrebljavaju na zakonit način, u skladu sa principima ekonomičnosti, efikasnosti, efektivnosti i javnosti. Zakon o budžetskom sistemu (“Sl. glasnik RS”, br. 54/2009, 73/2010, 101/2010, 101/2011, 93/2012, 62/2013, 63/2013 – ispr., 108/2013, 142/2014, 68/2015 – dr. zakon, 103/2015, 99/2016, 113/2017, 95/2018, 31/2019 i 72/2019) definiše načela i pravila u skladu sa kojima korisnici javnih sredstava moraju upravljati dodeljenim resursima.
Dokumetacija za uspostavljanje sistema finansijskog upravljanja i kontrole izrađuje se na osnovu važeće sistematizacije, implementiranih ISO standarda i svih pravilnika kod korisnika javnih sredstava. Izrada dokumentacije podrazumeva popis procesa, njihovu identifikaciju i popunjavanje obrazaca procesa i procedura, kao i sastavljanje dijagrama toka. Da bi započeli sa izradom procesa potrebno je prvo popisati sve procese koji se odvijaju u organizaciji u standardni obrazac popisa procesa. Zatim je potrebno procese imenovati i identifikovati kako bi se mogle popuniti tražene vrednosti i podaci u obrascima procesa i procedura. Svaki proces i procedura imaju deo obrasca u kome se navodi ko je pripremio, kontrolisao i odobrio taj proces ili proceduru. Dijagram toka sastavlja se u standardnom tabelarnom obrascu gde je potrebno složiti oblike u tok aktivnosti, napisati opise pojedinih aktivnosti, upisati odgovorne osobe iz sistematizacije, rokove i prateće dokumente pojedinog oblika. Sastavni deo dokumentacije je i upravljanje rizicima koje je definisano Smernicama za upravljanje rizicima kao celokupan proces utvrđivanja, procene i praćenja rizika i sprovođenje neophodnih kontrola sa ciljem da se izloženost rizicima svede na prihvatljiv nivo. Registar rizika omogućava klijentima dokumentovanje podataka o identifikovanim rizicima, proceni verovatnoće i uticaja istih, o kontrolnim aktivnostima koje se preduzimaju kao odgovori na utvrđene rizike, o odgovornim osobama kao vlasnicima rizika i odgovornim osobama za preduzimanje utvrđenih radnji kao i planskim rokovima izvršavanja radnji odnosno ažuriranja podataka o utvrđenim ili novonastalim rizicima. U zavisnosti od odabrane metode rizici se mogu rangirati sa maksimalno 25 bodova. Sastavni deo dokumentacije je Strategija upravljanja rizicima, čija je osnovna svrha da se opiše način na koji korisnik javnih sredstava namerava da implementira sistemski pristup upravljanju rizicima, razradi metodologiju procesa upravljanja rizicima prilagođenu specifičnostima korisnika javih sredstava kao i da definiše način saradnje s institucijama iz nadležnosti u pogledu koordiniranog pristupa upravljanja rizicima.
Kvalitetno izrađenom dokumentacijom sistema finansijskog upravljanja i kontrole Rukovodilac korisnika javnih sredstava ima jasno postavljenu organizaciju kroz procese i procedure i definisanu odgovornost zaposlenih. Na osnovu identifikovanih i vrednovanih rizika ima alat za umanjenje i izbegavanje neželjenih događaja.
Rukovodioci korisnika javnih sredstava usvajanjem Pravilnika o zajedničkim kriterijumima i standardima za uspostavljanje, funkcionisanje i izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole u javnom sektoru (“Sl. glasnik RS”, br. 89/2019) u Članu 20, imaju odgovornost u vidu potpisivanja izjave o internim kontrolama kojom potvrđuje nivo usklađenosti sistema finansijskog upravljanja i kontrole u odnosu na međunarodne standarde interne kontrole. Isti taj Rukovodilac korisnika javnih sredstava izveštava ministra finansija o adekvatnosti i funkcionisanju uspostavljenog sistema finansijskog upravljanja i kontrole do 31. marta tekuće godine za prethodnu godinu na obrascima koje priprema Centralna jedinica za harmonizaciju.
Uvođenje upravljanja nepravilnostima predstavlja značajan alat za rukovodstvo korisnika javnih sredstava u svrhu nadgledanja finansijskog upravljanja i kontrole, dodatne optimizacije poslovanja korisnika javnih sredstava i umanjenja rizika od zloupotrebe javnih sredstava.
Pravilnikom o zajedničkim kriterijumima i standardima za uspostavljanje, funkcionisanje i izveštavanje o sistemu finansijskog upravljanja i kontrole u javnom sektoru („Službeni glasnik RS“, broj: 89/2019), u Članu 18 propisana je obaveza rukovodiocima korisnika javnih sredstava da uspostave sistem za otkrivanje, evidentiranje i postupanje po obaveštenjima o sumnjama na nepravilnosti unutar organizacije kojom rukovode i sistem izveštavanja o upravljanju nepravilnostima, a takođe je dužan da preduzima mere za umanjenje rizika od nepravilnosti. Rukovodioci, zaposleni ili treća lica prijavljuju odstupanja, nedoslednosti ili kršenja pisanih pravila koje predstavljaju nepravilnost ili izazivaju osnovanu sumnju da je došlo do nepravilnosti, bez obzira na veličinu i značaj i bez obzira jesu li počinjene namerno ili iz nehata.
Uspostavljanjem dobrog načina upravljanja nepravilnostima unutar korisnika javnih sredstava, omgoućava se efikasniji povraćaj ili naknada pogrešno upotrebljenih resursa koji su rezultat nepravilnosti, dizanje svesti zaposlenih i rukovodioca informisanjem o efektima po organizaciju, razvijanje kulture prevencije i ažuriranje procedura organizacije radi minimiziranja rizika od ponavljanja utvrđenih nepravilnosti u budućnosti.
